MS Excel Trik (3) - Membuat Kartu Anggota dengan Foto Dinamis

oleh Udin Haeruddin pada 8 Maret 2011 pukul 12:14

Catatan ini ditulis berdasarkan pengalaman penulis membuat Kartu Ujian Akhir Madrasah Berstandar Nasional 2011 kemarin.

Bagi yang berkecimpung di dunia pendidikan, tentunya sering sekali kita dihadapkan pada tugas membuat kartu yang ada fotonya, seperti Kartu Ujian, Buku Raport, Kartu Siswa, Leger, album kenangan, dan lain-lain.

Masalah memasukkan data pake Excel, rasanya tidak terlalu sulit, karena kita hanya menggunakan fungsi-fungsi sederhana, yakni VLOOKUP atau INDEX, dengan sedikit sentuhan IF.

The problem is.... Bagaimana agar dari data yang ada kita ingin menambahkan foto yang bisa berubah-berubah sesuai dengan data yang muncul? 

Biasanya, kalau data diri ada fotonya yang bisa berubah kita pake MS Access, atau program database yang lain. Cuma biar beda, kita mencoba pake MS Excel yang lebih populer.

Misalnya pada gambar berikut sudah ada satu foto, ketika kita ubah nilai di sel A3 menjadi 3, misalnya, fotonya juga bisa ikut berubah, bukan hanya namanya.

Cara manual, ya delete foto yang ada, ganti dengan memasukkan gambar baru. Tapi cara begitu kan tidak efisien? dan kurang mutu, hehehe

Nah, agar bisa seperti yang saya gambarkan di atas, maka kita bisa melakukan langkah-langkah esbebe:

1. Buat dulu tabel data yang akan dimasukkan dalam kartu. Kalau bisa, buat di sheet yang berbeda dengan sheet yang akan dibuat untuk menampilkan kartu anggota
2. Masukkan foto anggota yang pertama dengan cara insert picture, dengan ketentuan, diatur agar masing-masing foto cukup dalam satu sel. misalnya di sel D8.
3. Masukkan lagi foto yang kedua, posisinya di bawah atau di samping foto yang pertama, misalnya di E8.
4. begitu seterusnya sampai semua foto diselesai diinsert. Contoh seperti gambar:              
5. Buat Sheet baru untuk menampilkan kartu anggota. Format sesuai dengan yang diinginkan. Tuliskan juga rumus yang sesuai. (Rasanya saya tdk perlu menjelaskan rumus database seperti VLOOKUP, INDEX, dll)
6. Insert sebuah foto apa saja, tempatkan di tempat kita menampilkan foto naninya.
7. Sekarang kita blok sel-sel yang berisi foto, misalnya D8:G8, klik kanan, pilih Define Name, tuliskan nama di bagian Name. Misalnya "gambar" (tanpa tanda petik). Klik OK
8. Pilih sheet2 (tempat tampilan kartu). Tuliskan no urut di sebuah sel, misalnya dalam contoh gambar di atas di sel A3, 1 misalnya.
9. Klik kanan sel kosong, Pilih Define Name,  isikan nama "tampil" (tanpa tanda petik) di bagian name, dan untuk bagian Refers To ketikan rumus berikut:=INDEX(gambar,1;A3). untuk yang menempatkan gambar-gambar ke bawah bukan ke samping pakai : =INDEX(gambar,A3). 
10. Klik foto yang ada dalam kartu anggota, tuliskan di formula bar: =tampil   terus tekan enter
11. Selesai, sekarang foto di kartu anggota bisa berubah-ubah sesuai nomor urut di sel A3. Coba sel A3 kita ubah menjadi 4. hasilnya:

Nah, demikian catatan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Pamekasan, 08 Maret 2011

Yang membuat catatan,

Orang Pamekasan.

hehehe, salam damai selalu...

Tweet